Почта
Как перенести почту компании на Zoho Mail и не потерять ни одного письма
При переносе корпоративной почты письма теряются только тогда, когда шаги сделаны не в том порядке. Правильный порядок: создаёте ящики в Zoho Mail, копируете старые письма, только потом меняете MX-запись домена, а в конце ещё раз копируете то, что пришло за это время. Пока MX не изменён, старая почта работает как обычно.
Где теряются письма
Переезд почты кажется рискованным, потому что письма везде: на сервере, в Outlook, в телефоне. На деле они теряются в четырёх местах, всегда одних и тех же:
- MX поменяли слишком рано. Если переключить MX-запись до того, как в Zoho созданы ящики, новые письма приходят на сервер, который их не ждёт, и возвращаются отправителю.
- Письма, которые лежат только на компьютере. Если Outlook был настроен по POP3, письма скачаны на компьютер и удалены с сервера. Инструмент миграции, который читает сервер, их не видит.
- Забытые адреса. office@, sales@, buh@ или адрес бывшего сотрудника, который теперь читает кто-то другой. Если их нет в списке, после переезда их просто не будет.
- Старый SPF. Если SPF-запись не включает Zoho, письма с нового адреса попадают у клиентов в спам. Они не теряются, но их никто не видит.
Все шаги ниже нужны, чтобы закрыть эти четыре дыры.
Что подготовить заранее
Составьте простую таблицу. Это час работы, и он избавит от сюрпризов.
| Что | Почему это важно |
|---|---|
| Список всех адресов: сотрудники, общие адреса (office@), псевдонимы, пересылки | Каждый станет ящиком, псевдонимом или группой в Zoho |
| Где управляется DNS домена и у кого пароль | Без доступа к DNS нельзя подтвердить домен и поменять MX |
| Как каждый читает почту: веб, Outlook (IMAP или POP3), телефон | У тех, кто на POP3, письма есть только на компьютере |
| Сколько места занимает каждый ящик | Чтобы выбрать тариф Zoho с нужным объёмом |
| Пароли или доступ администратора у текущего провайдера | Инструмент миграции должен читать старые ящики |
Не расторгайте договор со старым провайдером, пока переезд не закончен. Отключайте его после проверки, а не до.
Шаги в правильном порядке
- Подтверждаете домен в Zoho Mail. Zoho выдаёт проверочную запись (TXT или CNAME), которую вы добавляете в DNS. Старая почта при этом не затрагивается.
- Создаёте ящики, псевдонимы и группы. По ящику на каждого сотрудника; общие адреса становятся группами или псевдонимами — смотря как вы ими пользуетесь.
- Копируете старые письма. В Zoho Mail есть инструменты миграции для Gmail и Google Workspace, Microsoft 365 и Exchange, а также для любого сервера с поддержкой IMAP. Папки сохраняются. Письма, которые лежат только в Outlook (POP3), выгружаются в файл .pst и импортируются отдельно.
- Снижаете TTL у MX-записи за день до переключения. TTL говорит другим серверам, сколько помнить старый адрес. Чем он меньше, тем быстрее расходится изменение.
- Меняете MX-запись на Zoho. С этого момента новая почта приходит в Zoho. Серверы, которые ещё помнят старый MX, несколько часов продолжают слать письма старому провайдеру — а он пока работает.
- Обновляете SPF и добавляете DKIM и DMARC, чтобы письма из Zoho не попадали в спам.
- Копируете ещё раз через 24–48 часов. Второй проход забирает письма, которые пришли на старый сервер во время переключения.
- Подключаете телефоны и компьютеры к Zoho: приложения Zoho Mail для телефона и компьютера или Outlook, связанный с Zoho Mail.
- Отключаете старый сервис, только когда убедились, что старые письма уже в Zoho, а новые к старому провайдеру больше не приходят.
Что вы увидите с шага 5: никакого перерыва. Старая почта работает до момента переключения, новая — с этого момента.
DNS‑записи простыми словами
DNS — это справочник вашего домена: он говорит остальному интернету, куда доставлять почту и как проверить, что письмо действительно отправили вы.
| Запись | Что делает | Что будет, если её нет |
|---|---|---|
| Проверочная (TXT или CNAME) | Доказывает Zoho, что домен ваш | Нельзя создать ящики на домене |
| MX | Указывает, куда доставлять почту для вашего домена | Почта уходит к старому провайдеру или возвращается |
| SPF (TXT) | Список серверов, которым разрешено отправлять письма от имени домена | Ваши письма попадают в спам или отклоняются |
| DKIM (TXT) | Подпись, которая доказывает, что письмо не изменили по дороге | Больше писем в спаме, особенно в Gmail и Outlook |
| DMARC (TXT) | Говорит серверу получателя, что делать с письмами, не прошедшими проверку SPF и DKIM | Кто угодно может отправлять письма якобы от вашей компании |
Точные значения показывает консоль Zoho Mail для вашего аккаунта. Не копируйте их с других сайтов: они зависят от региона аккаунта. Домен остаётся у того регистратора, у которого он сейчас; меняются только записи.
Календарь, контакты и Outlook
- Календарь выгружается из Google или Outlook в файл .ics и импортируется в Zoho Calendar.
- Контакты выгружаются в .vcf или .csv и импортируются в Zoho Contacts.
- Outlook можно оставить. Если команда к нему привыкла, мы подключим его к Zoho Mail, и люди будут работать как раньше.
- Подписи настраиваются один раз, одинаково для всей команды.
Ошибки, которые мы видим часто
- Старого провайдера отключают в день смены MX. Запоздавшие письма теряются.
- Переносят только личные ящики, без office@ и других общих адресов.
- Старый SPF оставляют как есть, и предложения с нового адреса попадают у клиентов в спам.
- Никто не спрашивает, кто работает по POP3, и архив сотрудника остаётся на старом ноутбуке.
- Добавляют вторую SPF-запись вместо того, чтобы изменить существующую. У домена может быть только одна.
Что делаем мы и что делаете вы
Если переезд делаем мы:
- Мы подтверждаем домен, создаём ящики и общие адреса, настраиваем MX, SPF, DKIM и DMARC, переносим письма в два прохода и подключаем телефоны и компьютеры.
- Вы даёте нам список адресов и доступ к DNS (или остаётесь с нами на связи, пока мы его меняем), а затем проверяете несколько ящиков, прежде чем отключить старого провайдера.
Zoho Mail Lite: {pretLunarMailLite} MDL за пользователя в месяц или {pretAnualMailLite} MDL в год, с НДС. Остальные тарифы и их цены — на странице подписок.
Вопросы
Потеряю ли я письма в день смены MX?
Нет, если старый провайдер продолжает работать. Несколько часов часть писем ещё будет приходить туда; второе копирование перенесёт их в Zoho.
Сколько времени нужно, чтобы изменение MX вступило в силу?
Обычно несколько часов. В худшем случае — до 48 часов, в зависимости от TTL и серверов, которые запомнили старое значение.
Нужно ли переносить домен к вам?
Нет. Домен остаётся у вашего регистратора. Мы меняем только DNS-записи для почты — с вашим доступом или вместе с вами. Если нужен новый домен .md, зарегистрируем его на вашу компанию.
Можно перенести только часть команды?
Технически да: часть ящиков переходит на Zoho, часть пока остаётся у старого провайдера, на том же домене. Такая настройка сложнее, поэтому обсуждаем её заранее.
Что будет с большими вложениями?
Они переносятся вместе с письмами. Лимит размера отправляемого вложения зависит от тарифа Zoho; он указан в описании тарифа.
Статья содержит общую информацию, актуальную на дату обновления. Цены и правила производителей меняются — проверьте их, прежде чем принимать решение.